Как с помощью инструкции повысить эффективность производства.

должностная инструкцияКо мне обратился владелец компании по производству корпусной мебели.

Это небольшая компания с минимально необходимым набором оборудования, которое позволяет производить качественную мебель. Плюс есть неплохие дизайнеры, умеющие создавать проекты в разных стилях, знающих современные тренды. Продажи происходят в основном через интернет – сайт, инстаграм, мессенджеры.

Объем продаж позволяет получать прибыль и наращивать производство, но как всегда – хочется большего.

Запрос владельца можно разделить на две составляющие – хотелось бы уменьшить количество брака и переделок и повысить процент конверсии из созданных макетов в продажи.

Для решения первой задачи была создана схема прохождения заказа в производстве. Это, конечно, был не полноценный бизнес-процесс, но даже эта схема позволила понять как взаимодействуют сотрудники при производстве и монтаже. И выявить необходимые точки входного контроля каждой операции.

Только это позволило уменьшить количество переделок на последующих операциях. Так раньше заготовка фасада проходила весь путь – от распила через фрезеровку до нанесения пленки – и только сборщик мебели проверял ее на соответствие размерам. Что в случае брака приводило к затратам не только на этапе распила заготовок, но и фрезеровки и нанесения пленки. При создании точки контроля до начала этапа фрезеровки и нанесения пленки позволило выявлять несоответствие до этих операций и снизить стоимость переделки брака.

После этого мы перешли к созданию инструкций для каждого сотрудника.
Точнее для каждой функции, которую они сейчас выполняют. Это очень важно. Сотрудник сейчас может быть один, а выполнять несколько функций и очень важно, чтобы эти функции были разделены. Ведь завтра компания расширится и на каждую функцию будет принят свой сотрудник.

Это был реальный прорыв.

Владелец по сути первый раз задумался о требованиях к каждой должности, о выполняемых обязанностях.
Это позволило более четко сформулировать требования к каждой должности.
Особенно это проявилось при создании инструкции для монтажника мебели.

По сути это ключевой сотрудник, который превращает выполненный дизайн проект, набор заготовок и встроенной техники – в конечное изделие – в кухню. И именно он максимально долго взаимодействует с клиентом на этапе реализации проекта.

Именно его промахи максимально жестко комментируются клиентами и отражаются на взаимодействии с компанией.

Поэтому очень важно свести эти промахи к нулю – для этого мы начали написание инструкций и регламентов с этой должности. И оказалось, что очень часто монтажник предоставлен сам себе при решении сложных вопросов. А для решения других – у него просто не хватает компетенций и навыков.

И именно инструкция поставила все на свои места. Вот набор знаний и навыков необходимых для работы монтажником  — если чего то не хватает – то нужно человека научить. Вот регламент взаимодействия с клиентом – если проблема выходит за рамки – не нужно изобретать велосипед – нужно передать ее решение другим сотрудникам.

И таким образом мы прошлись по всем должностям.

Оказалось, что владелец компании часто не представлял объем функций, которые выполняют его сотрудники. Ему казалось, что все идет само собой. И когда возникала какая-то проблема – сотрудники не делали попытки ее решить, а ждали вмешательства извне – когда приедет директор. А хуже – они умалчивали о проблемах и они всплывали на последнем этапе – этапе монтажа, когда все огрехи проявляются максимально.

Благодаря совместной работе над должностными инструкциями владелец компании получил детальное представление о функционировании его компании. О задачах, которые возложены на каждого сотрудника. Теперь у него появился инструмент влияния на производственный процесс.

Ведь должностная инструкция и регламент – это инструмент, который выполняет несколько функций.

Первая функция – это все-таки обучающая. Сотрудник понимает какой круг задач входит в его обязанности. Он учится работать по правилам – то есть вовремя замерять размеры, контролировать другие параметры и в случае нестандартной ситуации – у него тоже есть рецепт поведения.

Вторая функция – это функция контроля. Прежде чем начать выполнять свои обязанности, сотрудник контролирует исходные заготовки – а того ли они размера, а правильно ли он выбрал пленку и другие моменты. Казалось бы он это должен делать в любом случае. Но наличие чек листа делает эту работу более эффективной.

И, наконец, третья функция инструкций – это наказательная. Очень часто на вопрос директора или начальника цеха – а почему ты сделал именно так – работник отвечает – ну мне так казалось правильно. И придраться было не к чему – ему же не сказали что нужно каждый раз контролировать размеры заготовки или соответствии заготовки чертежу. Точнее когда сказали, но не акцентировали что это его обязанность. Вот он и «забыл». И наказать нельзя.
А вот теперь есть инструмент, который «активирует» память – забыл – сделал брак – есть повод лишиться премии. Возможно это не так важно с точки зрения экономии ФОТа – это важно с точки зрения уменьшения брака, переделка которого стоит гораздо больше этого штрафа.

Во время написания инструкций удалось предотвратить несколько ситуаций, которые должны были закончиться изготовлением брака и его дальнейшей переделкой.
Оказалось, что даже само наличие этого документа заставило сотрудников по другому взглянуть на процесс своей работы.

Впереди клиента ждет очень непростой процесс внедрения этих документов в жизнь.
Мы надеемся, что он будет успешным и его производство станет более эффективным!